Privacy beleid

Privacy Statement Stichting Driehoorne

versie: Privacy Statement Stichting Driehoorne 24 mei 2018

Voorwoord

Als Stichting Driehoorne ontkomen wij er niet aan om gegevens van onze huurders en woningzoekenden te verwerken. Stichting Driehoorne neemt privacy serieus en hanteert een strikt Privacybeleid.

Wij hanteren met betrekking tot privacy de volgende uitgangspunten:

  1. Wij gaan zorgvuldig en vertrouwelijk om met persoonlijke informatie. Dat betekent onder meer dat we de gegevens niet verder gebruiken dan strikt noodzakelijk is en alle persoonsgegevens ook intern als vertrouwelijk behandelen.
  2. Wij nemen alle redelijke voorzorgsmaatregelen om persoonsgegevens te beveiligen en zien erop toe dat onze leveranciers dat ook doen.
  3. Wij houden ons strikt aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming en overige wet- en regelgeving omtrent de verwerking van persoonsgegevens.

Dit privacy statement geeft aan hoe wij omgaan met uw gegevens.

Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

Stichting Driehoorne heeft uw persoonsgegevens nodig voor de volgende doeleinden:

  • Huur en verhuur: denk hierbij aan bijvoorbeeld het aanbieden van woningen, uitvoeren van de huurovereenkomst, het innen van huren (inclusief het uit handen geven van achterstanden), selecteren van woningzoekenden, onderhoud en reparatie, het behandelen van geschillen en de controle door de accountant;
  • Sociaal beheer: denk hierbij aan bijvoorbeeld het opslaan en delen van de noodzakelijke persoonsgegevens om bijvoorbeeld woonfraude of hennepteelt te bestrijden en om de leefbaarheid in de buurt te verbeteren;
  • Wet- en regelgeving: de uitvoering of toepassing van wet- en regelgeving;
  • Archiefbestemming: persoonsgegevens voor het archiefbeheer;
  • Documentenbeheer: verwerkingen van inkomende en uitgaande documenten. Denk hierbij aan bijvoorbeeld postregistratie en e-mailarchivering;
  • Videocameratoezicht: in het kader van de beveiliging, met behulp van duidelijk zichtbare videocamera’s, van personen, gebouwen, terreinen en zaken. Indien de videocamera’s niet duidelijk zichtbaar zijn, wordt het cameratoezicht kenbaar gemaakt door middel van bordjes en/of stickers bij alle toegangsdeuren;
  • Activiteiten van intern beheer: persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om de Stichting Driehoorne goed te runnen, zoals het behandelen van geschillen en beveiliging.

Bent u geïnteresseerd in een van onze verhuureenheden en schrijft u zich in als geïnteresseerde, dan hebben wij in ieder geval de volgende persoonsgegevens van u nodig:

  • volledige naam, adres en woonplaats (NAW-gegevens);
  • geboortedatum;
  • telefoonnummer;
  • e-mailadres.

Wanneer u woningzoekende of huurder van ons wordt, hebben wij in ieder geval van u de volgende persoonsgegevens nodig:

  • betalingsgegevens (bankrekeningnummer);
  • gegevens voor het berekenen en vastleggen van de inkomsten, zoals verhuurdersverklaringen;
  • gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de huurovereenkomst zoals contacthistorie (waarover, wanneer en op welke wijze u contact met ons heeft gehad), verificatie identiteit;
  • gegevens van uw medehuurder;
  • gegevens voor het onderhoud en de reparatie van de gehuurde onroerende en roerende zaken;
  • andere dan de hierboven opgesomde gegevens als die verwerkt moeten worden op grond van een wet.

Mocht u op zoek zijn naar een bedrijfsruimte of zakelijke huurder van ons worden:

  • bedrijfsnaam, KvK nummer, oprichtingsdatum;
  • contactpersoon, adres, telefoonnummers, mailadres, website van het bedrijf
  • benodigde ruimte (bestemming), minimaal en maximaal aantal m2, minimale en maximale netto huurprijs en gewenste locaties.

Website

Stichting Driehoorne gebruikt de website in de eerste plaats om informatie te verstrekken aangaande onze huureenheden, diensten en faciliteiten.

Op onze website is het ook mogelijk om een inschrijfformulier in te vullen voor verhuureenheden. De volgende gegevens worden dan gevraagd:

Serviceflat Driehoorne:

  • (achter)naam, (achter)naam partner, voorletters, voorletters partner, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, mailadres, geboortedatum, geboortedatum partner, bruto maandinkomen, termijn van willen huren, voorkeur woning (woningtype, etage, oost-/westkant of
    zuidkant).

Panoramaflat Driehoorne:

  • (achter)naam, (achter)naam partner, voorletters, voorletters partner, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, mailadres, geboortedatum, geboortedatum partner, bruto maandinkomen, termijn van willen huren, voorkeur type woning (woningtype, etage, oost-/westkant of
    zuidkant).

Derden

Stichting Driehoorne verstrekt enkel uw gegevens aan externe partijen die door ons zijn ingeschakeld ten behoeve van de bovenstaande werkzaamheden of aan derde partijen die noodzakelijk betrokken zijn bij de bovenstaande werkzaamheden. Denkt u dan bijvoorbeeld aan aannemers, installatiebedrijven, juristen en deurwaarder ten behoeve van communicatiedoeleinden.

Stichting Driehoorne heeft maatregelen getroffen om te verzekeren dat uw gegevens uitsluitend voor bovenstaande doeleinden door de derde partij worden gebruikt. Enkel de noodzakelijke gegevens worden verstrekt aan de derde partij.

Stichting Driehoorne is op grond van de wet verplicht om in sommige gevallen persoonsgegevens aan derden te verstrekken. Denkt u dan bijvoorbeeld aan de verstrekking van gegevens aan bevoegde autoriteiten in het kader van een strafrechtelijk onderzoek. Wij gaan uiterst zorgvuldig om met deze verzoeken.

In alle andere gevallen vragen we u om toestemming. Die toestemming mag u altijd weigeren of intrekken.

Gegevensbeveiliging

De veiligheid van uw persoonlijke gegevens heeft bij ons grote prioriteit.

Uw gegevens die bij ons zijn opgeslagen, worden daarom door ons met technische en organisatorische maatregelen beschermd.

Onze medewerkers zijn geheimhouding van uw gegevens verplicht. Technische veiligheidsmaatregelen ter bescherming van uw gegevens worden regelmatig gecontroleerd en indien nodig aangepast aan de nieuwste stand der techniek. Deze regels gelden ook voor bedrijven die in onze opdracht en volgens onze aanwijzingen gegevens verwerken en gebruiken.

Bewaartermijnen

Stichting Driehoorne bewaart uw gegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor de werkzaamheden.

Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard, is afhankelijk van de soort gegevens.

Wanneer de termijnen verstreken zijn, worden uw gegevens verwijderd/vernietigd. Wij vinden het belangrijk dat ook het vernietigen van gegevens met zorg gebeurt.

Het is mogelijk dat er in het verleden gegevens in ons archief terecht gekomen zijn die daar niet (meer) horen. We doen ons best deze gegevens zoveel mogelijk te verwijderen, waar nodig door middel van een periodiek opschooncyclus.

Uw rechten

Indien u vragen, opmerkingen of klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen met de afdeling Bewonerszaken, bereikbaar op werkdagen tijdens openingstijden, of via info@driehoorne.nl.

U heeft daarnaast altijd de volgende rechten:

  • Recht op inzage en afschrift

U heeft het recht de eigen persoonsgegevens die bij ons bekend zijn op te vragen, te vragen voor welke doeleinden die gegevens worden gebruikt en met wie deze gegevens worden gedeeld. U heeft ook het recht hiervan een afschrift te ontvangen. Indien gegevens van een derde zijn opgenomen in het dossier waarin u inzage wenst, dan worden deze gegevens afgeschermd.

  • Recht op correctie

U heeft het recht gegevens te laten verbeteren of aanvullen, als de gegevens onjuist of onvolledig zijn.

  • Recht op verwijdering

U heeft het recht om Stichting Driehoorne te verzoeken gegevens van u te verwijderen. Dit verzoek moet worden ingewilligd in onder meer de volgende gevallen:

  1. de persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld;
  2. de persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt;
  3. u uw toestemming intrekt (indien de verwerking hierop is gebaseerd).
  • Recht op verzet

U heeft het recht zich tegen een bepaalde verwerking of verstrekking aan een bepaalde ontvanger te verzetten. Daartoe moet u (zwaarwegende) persoonlijke omstandigheden aanvoeren.

  • Recht van beperking

Het recht op beperking van de verwerking geldt in situaties die voldoen aan een van de volgende criteria:

–          De persoonsgegevens zijn mogelijk onjuist;

–          De verwerking is onrechtmatig;

–          De gegevens zijn niet meer nodig voor het doel waarvoor ze verzameld zijn;

–          De betrokkene maakt bezwaar;

Indien u een verzoek indient, dienen wij uw identiteit te verifiëren. Wij behandelen uw aanvraag binnen vier weken.

Wijzigingen van het privacy statement

Wij behouden ons het recht voor dit privacy statement te wijzigingen.

Om goed op de hoogte te blijven van de manier waarop wij met uw gegevens om gaan raden we u aan om zo nu en dan dit statement door te nemen.

Contact

Heeft u nog vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit privacy statement, dan kunt u contact opnemen met de afdeling Bewonerszaken, bereikbaar op werkdagen tijdens openingstijden, of via info@driehoorne.nl.

Een exemplaar van deze Privacy Statement ligt ter inzage bij de afdeling Bewonerszaken.